Import pracowników

Funkcja importu pracowników pozwala zaimportować dane pracowników uczelni za pomocą pliku w formacie XLS. Domyślnie obsługiwany jest format danych, który może zostać utworzony przez eksport z oprogramowania Egeria .

Jak uruchomić?

Aby uruchomić tą funkcję, należy po zalogowaniu się do serwisu z menu głównego wybrać opcję operacje➡import pracowników.

Zrzut ekranu przedstawiający menu z opcją importu pracowników

Kontrola dostępu

Dostęp do funkcji importu pracowników mają:

  • członkowie grupy wprowadzanie danych

  • superużytkownicy.

Przykładowy plik importu

Przykładowy plik importu można pobrać z serwisu BPP klikając w przycisk „pobierz plik wzorcowy” znajdujący się w opcji importu pracowników. Plik można równiez pozyskać z repozytorium kodu źródłowego BPP – plik wzorcowy na GitHub.

Zrzut ekranu przedstawiający przycisk importu pracowników

Warunki importu danych

Warunkiem importu jest, aby:

  • każda jednostka występująca w pliku XLS miała jeden i tylko jeden pasujący po nazwie odpowiednik po stronie systemu BPP,

  • każdy autor występujący w pliku XLS miał jeden i tylko jeden pasujący do niego odpowiednik, po kodzie ORCID lub po imieniu, nazwisku i tytule.

Import osób rozwiązany jest w ten sposób, ponieważ:

  • format XLS oprogramowania Egeria nie zawiera danych które jednoznacznie identyfikują jednostki, stąd dopasowanie odbywa się po nazwie. W sytuacji, gdyby w pliku XLS znajdowały się jednostki o choćby minimalnie róznej nazwie, system mógłby nie dopasować ich i utworzyć nowe jednostki,

  • podobnie z autorami - procedura importu pracowników nie tworzy nowych rekordów dla autorów. W przyszłości może pojawić się wersja procedury importu dodająca nowe osoby do systemu.

Uruchomienie procedury importu po dodaniu pliku

Aby uruchomić procedure importu danych, wystarczy dodać plik do systemu przy pomocy formularza.

Ważne

Po dodaniu pliku i zatwierdzeniu formularza, procedura importu danych rozpocznie się automatycznie.

Odpinanie nieaktualnych miejsc pracy

Po zaimportowaniu listy pracowników system prezentuje raport z dokonanych zmian.

Zrzut ekranu przedstawiający raport ze zmian dokonanych przez procedurę importu

W sytuacji, gdy w systemie znajdują się osoby, które mają przypisane zatrudnienie w jednostkach, a miejsca te nie występują w pliku importu danych, system zaproponuje „odpięcie” tych miejsc pracy. Operacja ta polega na przypisaniu w polu „zakończył pracę” dla danego powiązania Autor+Jednostka daty poprzedzającej dzień importu danych. Listę tych osób znajdziemy pod raportem z dokonanych zmian:

Zrzut ekranu przedstawiający listę osób proponowaną przez system do odpięcia

Powiązania Autor+Jednostka na takiej liście charakteryzują się następującymi cechami:

  • nie wystąpiły w pliku importu - jezeli danego powiązania Autor+Jednostka nie ma w pliku importu, uznane zostanie ono za nieaktualne.

  • powiązanie Autor+Jednostka dotyczy jednostki, która ma zaznaczone pole Zarządzaj automatycznie na TAK

  • powiazanie Autor+Jednostka nie dotyczy obcej jednostki

Ostrzeżenie

W przypadku importowania przez XLS rekordów wyłącznie kilku osób, warto nie korzystać z opcji odpinania nieaktualnych miejsc pracy, gdyż wówczas odepniemy miejsca pracy praktycznie w całej bazie.

Informacja

procedura „odpinająca” miejsca pracy jest szczególnie przydatna, jeżeli chcemy mieć zaktualizowane informacje dla pola – por. Pole Aktualne miejsce pracy dla autora