Zgłaszanie publikacji¶
Proces¶
Informacja
Jednym z założeń systemu BPP jest najwyższa jakość danych przechowywanych w bazie. Pracownicy naukowi instytucji mogą zgłaszać swoje publikacje, jednak nie jest to proces jednoznaczny z dopisaniem pracy do bazy. Zgłoszenia publikacji mogą być przeglądane i weryfikowane przez bibliotekarzy i w następnej kolejności mogą do bazy zostać dopisane. Bez założenia loginu i przypisania uprawnień pracownik naukowy nie jest w stanie dopisywać żadnych rekordów do bazy.
Moduł „zgłoś publikację” umożliwia zgłaszanie publikacji użytkownikom nie mającym loginu do systemu, np pracownikom naukowym uczelni.
Po kliknięciu w link użytkownik otrzymuje formularz:
W zależności od wybranych przez użytkownika opcji, formularz ma różną ilość kroków.
W pierwszym kroku wypełniamy dane ogólne - tytuł, rodzaj zgłaszanej publikacji, rok, e-mail zgłaszającego oraz czy publikacja jest dostępna w sieci pod jakimś adresem.
Jeżeli pole „Dostępna w sieci pod adresem” jest puste, w następnym kroku zostanie wyświetlona prośba o wysłanie załącznika PDF z pełnym tekstem zgłaszanej publikacji.
Następnie system zapyta o autorów publikacji. Można wpisywać autorów wraz z dyscyplinami - jest to szczególnie ważne dla autorów wielodyscyplinowych. Można też nic nie wpisywać:
Jeżeli „rodzaj zgłaszanej publikacji” to „artykuł naukowy lub monografia”, w ostatnim kroku zostanie wyświetlony do uzupełnienia formularz opłat za publikację, chyba, ze skonfigurowano inaczej.
Po pomyślnym zakończeniu zgłaszania publikacji użytkownik zobaczy informację z podziękowaniem:
Powiadamianie redaktorów¶
W ostatnim kroku system informował nas o powiadomieniu redaktorów systemu o nowym zgłoszeniu. Kto otrzymuje takie powiadomienia?
Domyślnie otrzymają takie powiadomienie wszystkie osoby, które są w grupie „wprowadzanie danych”.
Jeżeli jednak mamy użytkowników w systemie dopisanych do grupy „wprowadzanie danych”, wówczas tylko tacy użytkownicy otrzymają powiadomienia o nowych zgłoszeniach. Możemy ich do niej dopisać, korzystając z opcji Redagowanie -> Administracja -> Użytkownicy.
Możemy też rozdzielać powiadomienia wg wydziałów uczelni. Za pomocą opcji Redagowanie -> Administracja -> Obsługa zgłoszeń prac - wydziały możemy dopisać konkretnych użytkowników do konkretnych wydziałów. W sytuacji, gdy zgłaszający publikację wypełni przynajmniej jednego autora i jego jednostkę, powiadomienie o tym zgłoszeniu trafi do przypisanej osoby - według wydziału pierwszej, skupiającej pracowników jednostki autora, wg kolejności autorów w zgłoszeniu.
Czyli, jeżeli pierwszych kilku autorów ma przypisaną „Obcą jednostkę”, a kolejny ma przypisaną jednostkę należącą do wydziału X, to powiadamiane będą osoby przypisane do wydziału X.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przypisać też osoby powiadamiane w przypadku dodania pracy do obcej jednostki (przydzielając jej wirtualny wydział np „obcy wydział”) - w tej sytuacji powiadomienia będą mogły otrzymać osoby gdy np praca nie ma żadnego autora z uczelni.
Zwracanie zgłoszenia¶
W przypadku, gdyby zgłoszenie wymagało poprawek, po wejściu w nie w module redagowania (Redagowanie -> Wprowadzanie danych -> Zgłoszenia publikacji -> tytuł zgłoszenia) szukamy przycisku „Zwróć do autora”, który znajduje się na belce nad formularzem. Po kliknięciu możemy wpisać powód zwrócenia zgłoszenia. Autor otrzyma e-mail z powodem zwrócenia zgłoszenia oraz z linkiem do edycji zgłoszenia. Gdy je zatwierdzi, redaktor otrzyma powiadomienie wg reguł jak wyżej.
Wymaganie zalogowania¶
Moduł może zostać skonfigurowany tak, aby wymagać zalogowania się przez użytkownika. W ten sposób, przy jednoczesnej włączonej integracji z LDAP (ActiveDirectory) możemy wymagać od użytkowników zalogowania się na swoje konto w sieci intranet – nie trzeba każdemu zakładać loginu i hasła.
W tym celu należy wejsć w edycję danych uczelni i zaznaczyć „Pokazuj opcję «Zgłoś nową publikację»” jako „tylko dla zalogowanych”.
Jeżeli chcemy umożliwić dodawanie zgłoszeń publikacji osobom niezalogowanym należy powyższą opcję ustawić jako „zawsze”.
Jeżeli chcemy w ogóle wyłączyć możliwość dodawania zgłoszeń publikacji, należy wybrać tam „nigdy”.
Wymaganie wpisania informacji o opłatach za publikację¶
W przypadku, gdy użytkownik w pierwszym formularzu przy zgłaszaniu publikacji wybierze „artykuł lub monografia”, domyślnie zostanie zapytany w ostatnim formularzu o opłaty.
Możemy wyłaczyć tą opcję i nie pytać o opłaty. W tym celu należy wejsć w edycję danych uczelni i odnaleźc zakładkę „Zgłaszanie publikacji”:
